如何管理團隊文件
給一個軟體工程師的團隊來說,怎麼有效率地管理團隊的文件是非常重要的議題。隨著團隊越來越大,案子也越來越複雜,要怎麼把團隊裡的知識和資訊整理得井井有條,讓大家都能快速找到需要的資訊,是一個值得好好思考的問題。
這篇文章會試著探討團隊文件管理的問題,然後分析現在常用的文件管理工具的優缺點,希望能幫助大家的團隊把文件管理和整理得更好。
外部文件管理工具
如果想要快速建立一套文件管理系統,用外部的文件管理工具就能提供現成的解決方案,團隊不用花太多時間和精力去開發和維護自己的文件管理系統。
Nuclino
Nuclino 是一個直覺、好上手的團隊協作和文件管理工具。它有點像 Wiki,支援即時協作和內建的任務管理功能。Nuclino 的介面很簡潔,學習曲線也很低,很適合中小型的軟體工程師團隊。使用者可以用它建立和整理技術文件、專案計畫和會議記錄,也能跟其他常用的工具整合,像是 GitHub 和 Slack。
Confluence
Confluence 是 Atlassian 公司開發的企業級文件管理平台。它功能很多,有 Wiki、部落格、範本和團隊工作區等等。對已經在用 Jira 等 Atlassian 工具的軟體工程師團隊來說,用 Confluence 會很順手。它有很多外掛和客製化的選項,可以根據團隊的特定需求來調整,還有強大的權限管理和審計功能。
HackMD
HackMD 是一個台灣團隊基於 Markdown 開發的輕量級線上協作平台。它支援多人即時協作編輯,有版本控制、留言和簡單的權限管理功能。HackMD 簡單好上手,適合需要快速建立和分享技術文件的軟體工程師團隊。它還支援 LaTeX 數學公式和 UML 圖表,寫技術規格和設計文件很方便。
GitLab
GitLab 是中小型軟體工程師團隊自己架設版本控制系統的好選擇。GitLab 提供了完整的程式碼管理平台,包括 Git repo、問題追蹤、持續整合、文件管理等功能。
如果你們團隊已經在用 GitLab 了,那它會是管理文件的不錯選擇。
GitLab Wiki
GitLab Wiki 是 GitLab 的一個功能,用來建立和管理文件。Wiki 支援 Markdown 和圖片上傳,還有版本控制和歷史紀錄可以查。Wiki 可以跟 repository 和 issue 追蹤系統無縫整合,團隊成員查看和編輯文件都很方便。
GitLab Doc Repository
除了 Wiki,你也可以用 GitLab repository 來管理文件,用 Markdown 或 AsciiDoc 等格式來寫文件。這樣可以更好地利用 Git 的 merge request 和 review 功能,方便管理文件的變更,跟程式碼管理的流程一致。
文件產生器 (Documentation generator)
對需要產生大量技術文件的團隊來說,手動編寫和維護文件超級麻煩。這時候可以考慮用文件產生器,自動化產生文件,提高文件的一致性和可靠性,更符合軟體工程師團隊的需求。
Sphinx
Sphinx 是一個用 Python 寫的文件產生器,被廣泛用來產生技術文件。它支援用 reStructuredText 和 Markdown 寫文件,可以產生 HTML、PDF、EPUB 等格式,還有很多外掛和主題可以根據需要來擴充和客製化。Sphinx 也支援自動產生 API 文件,很適合拿來產生大型軟體專案的技術文件。
交叉引用
Sphinx 提供了強大的交叉引用功能,軟體工程師可以在文件中建立到其他 function、class 或 module 的連結。這個做法會讓文件比較好找,也可以確定引用的部分是沒問題的。
自動索引和 API 文件
Sphinx 可以自動產生索引和目錄,讓讀者可以快速找到想要的資訊。它還可以自動提取 Python、Java 等語言的文件字串,產生 API 參考,跟專案的程式碼同步。
語法高亮和檢查
Sphinx 支援語法高亮和檢查,寫程式碼範例和教學變得很輕鬆。它可以跟常用的語法檢查工具整合,確保程式碼範例沒問題。
可擴充和客製化
Sphinx 有大量的擴充和主題,讓軟體工程師團隊可以客製化文件的外觀和功能。可以用擴充來加入新的指令、角色或建置步驟,滿足特定的文件需求。
跟版本控制系統整合
Sphinx 可以跟 Git 等版本控制系統整合,讓文件的版本管理和協作更容易。軟體工程師團隊可以用 Git 的分支和標籤來管理文件的不同版本,透過 merge request 來協作和審核。
Hexo
Hexo 是個快速、簡單又強大的靜態網站產生器 (Static Site Generator),特別適合拿來建軟體工程師團隊的技術文件網站。它用 Markdown 寫內容,支援語法高亮、LaTeX 數學公式和各種外掛,可以幫團隊輕鬆建立和維護高品質的技術文件。
簡單好上手
Hexo 最大的優點就是簡單好上手。軟體工程師只要會 Markdown 語法,就可以用 Hexo 快速建立文件頁面。Hexo 的目錄結構和設定檔很清楚,即使沒有網站開發經驗的工程師也能輕鬆上手。
專注內容，自動生成網站
用 Hexo,軟體工程師可以專注用 Markdown 寫文件內容,不用煩惱網站的設計和版面。Hexo 有很多主題和範本,只要簡單設定,就可以自動生成漂亮、專業的文件網站。這大大降低了建立和維護文件網站的門檻,讓團隊可以把更多精力放在創作文件內容上。
版本控制，支援協作
Hexo 生成的網站檔案可以很容易跟 Git 等版本控制系統整合。這代表軟體工程師團隊可以像管理程式碼一樣管理文件,用 Git 的分支、標籤和 merge request 等功能來做文件的版本控制和協作。這確保了文件的可追溯和一致性,也促進了團隊成員之間的合作。
生態系統可滿足各種需求
Hexo 支援大量的外掛和客製化設定,可以滿足軟體工程師團隊的特定需求。比方說,團隊可以用 PlantUML 外掛來畫 UML 圖表,用 MathJax 外掛來顯示數學公式,或是自己開發外掛來擴充 Hexo 的功能。這種彈性讓 Hexo 能夠適應不同團隊和專案的獨特需求。
部署方便,無縫整合
Hexo 產生的靜態網站可以很輕鬆地部署到各種託管平台,像是 GitHub Pages、GitLab Pages 或是團隊自己的 Web 伺服器。透過簡單的設定,Hexo 可以自動把產生的網站檔案推送到指定的部署目標。這讓文件網站的更新和發布變得超級簡單,不用手動操作。
結論
選對文件管理工具是軟體工程師團隊有效協作的關鍵。不管是用外部的文件管理工具、GitLab 還是文件產生器,團隊都應該根據自己的規模、需求和技術背景,權衡各種方案的優缺點,找出最適合自己的解決方案。
對中小型團隊來說,用 Nuclino、Confluence 等外部文件管理工具可以快速建立文件管理系統,不用花太多開發和維護的成本。對已經在用 GitLab 做程式碼管理的團隊,用 GitLab 的 Wiki 和程式碼 repo 可以跟程式碼管理流程緊密整合,實現文件和程式碼的協同管理。
對需要產生大量技術文件的團隊,用 Sphinx、Hexo 等文件產生器可以大幅提高文件的建立和維護效率。文件產生器支援用 Markdown 等輕量級標記語言寫文件,還有豐富的外掛和客製化功能,可以滿足不同團隊和專案的特定需求。
不過選對工具只是第一步,更重要的是要建立規範的文件管理流程和最佳實務。團隊要明確文件的組織結構、命名規則和審核機制,並且給所有成員必要的教育訓練和指導。只有把合適的工具和規範的流程結合起來,才能真正做到有效的文件管理,促進團隊的合作和知識共享。